A prestação de contas condominial é uma obrigação legal do síndico (art. 1.348, VIII do CC), e deverá ocorrer no mínimo uma vez por ano, por intermédio da Assembléia Ordinária, que deverá ser convocada respeitando os prazos previstos nas regras condominiais, sendo de praxe que o ato ocorra nos três primeiros meses do ano.

Quando aprovadas as contas o assunto está liquidado e qualquer questionamento futuro deverá ser lastreado em algum ato ilícito como abordando anteriormente (veja aqui).

Porém, em algumas oportunidades, quando da realização da Assembléia Ordinária, após a apresentação da prestação de contas, a assembléia pode votar pela sua não aprovação ou pela aprovação parcial, e quando isso ocorre algumas providencias poderão ser adotadas pelo síndico, condôminos ou pelo próprio condomínio.

Assim, normalmente mensalmente as contas são avaliadas conforme disposto na regra condominial, pois, alguns condomínios possuem o Conselho que mensalmente analisa as pastas, e apresenta seu parecer, e em outros condomínios, especialmente os mais complexos, as contas poderão ser avaliadas por uma empresa de auditoria. Porém, em ambas as situações, quando da realização da Assembléia é necessário que exista um posicionamento sobre as contas apresentadas e o parecer conclusivo do Conselho ou da empresa de auditoria, que será explanado aos presentes.

Após a explanação, se existir alguma dúvida e/ou alguma incongruência nos números apresentados, a situação poderá ser debatida e até sanada na ocasião. E quando ocorrer a votação, a maioria dos presentes na assembléia, poderá aprovar, recusar ou aprovar parcialmente as contas.

Em ocorrendo a recusa ou a aprovação parcial, normalmente é concedido ao síndico o prazo de até 45 dias para que justifique e/ou regularize as informações conflitantes, realizado tal procedimento, nova assembléia decidirá pela aprovação ou não das contas

Em outra seara, se as contas não forem aprovadas, os presentes na assembléia, ou até mesmo o síndico, poderá requisitar a contratação de uma empresa de auditoria para avaliar as contas e apresentar o laudo conclusivo.  E, quando o laudo for favorável ao síndico, se mesmo assim a assembléia entender que as contas não devem ser aprovadas, o síndico poderá interpor a ação judicial para a obtenção de sua aprovação, mas quando o laudo apontar alguma irregularidade o síndico deverá ter a oportunidade de se manifestar, inclusive, se for o caso, podendo realizar o ressarcimento de eventuais valores ou aguardar o questionamento judicial para tal.

Outrossim, não raramente, quando estamos diante da não aprovação das contas pela assembléia, o próprio síndico pode pedir a renuncia e/ou afastamento do cargo ou poderá existir a assembleia requerendo sua destituição, pois, ainda que sua exclusão não seja obrigatória, muitas vezes, dependendo da situação concreta, é necessária para garantir maior transparência na apuração dos fatos.

Destarte, como a recusa das contas apresentadas pelo síndico é uma exceção, e poderá culminar com discussões judiciais, sempre que isso vier a ocorrer é prudente que o Conselho e/ou o grupo de moradores busquem o profissional de sua confiança, pois, em razão das inúmeras variáveis do caso concreto, somente com analise da situação especifica é que os interessados obterão as informações necessárias sobre a melhor forma de agir.

Em outra esfera, é extremamente necessário que ao recusar as contas, jamais exista por parte de nenhum condômino qualquer afirmação ou insinuação de que o síndico cometeu qualquer ato ilícito, pois, se a situação não for comprovada, o síndico poderá pleitear indenização por danos morais e, dependendo da situação, até mesmo a abertura de procedimentos no âmbito criminal, portanto sempre que o assunto for a não aprovação das contas toda cautela é necessária e o auxilio profissional é extremamente necessário para lidar com o tema.